Кейс Nomer 14 — закупівлі без зіпсованого телефону
Максим
керуючий власник Nomer 14
до 6 год
на тиждень звільнено від ручного вводу накладних
21–28
поставок на тиждень в одному процесі
1 година
стажування, щоб новий співробітник зробив закупівлю
Закупівлі жили в переписці
До FoodChain замовлення проходили через месенджери й дзвінки. Проблемою був не зрив поставки, а зіпсований телефон.
Ми робили закупівлі так, як роблять усі. Співробітники писали керівнику цеху, керівник писав постачальникам — у різні месенджери, комусь дзвонив, десь замовляв через сайт. Щодня на це йшло 20–30 хвилин.
Найбільша проблема була не в тому, що щось не привезли. Найбільша проблема — зіпсований телефон. Замовлення губилося в переписці, і коли щось приїжджало не те або не вчасно, починалося з'ясування: хто, кому, що і коли написав. І йшло воно тим самим ланцюжком назад.
Керівників цехів це навіть не дратувало. Вони вважали це своєю роботою. Хоча їхня робота — це цифри й результат цеху, а не з'ясування, у кого загубилося повідомлення.
Момент, після якого стало зрозуміло, що так не можна
Разом із нею пішли й контакти постачальників, і історія замовлень, і розуміння, у кого яка ціна.
Мені довелося розпрощатися з керівниками. Уся закупівля лягла на мене — і виявилося, що я не знаю, у кого і що ми замовляємо. Весь процес був зав'язаний на особистому телефоні людини, яка пішла.
І це не разова історія. Плинність персоналу в громадському харчуванні — загальновідома проблема. Швидко передати новій людині, у кого замовляти, просто неможливо.
Чому з'явився FoodChain
Я був ідейником розробки. Логіку продукту придумував сам — виходячи з того, що болить у мене як у власника закладу, — і передавав розробникам. Усі перші тести проходили через моїх людей у Nomer 14, і так триває досі.
Найскладнішим у запуску була не техніка, а люди: донести команді, що так справді простіше. Тому я не впроваджував поступово — поставив задачу, що тепер тільки так і ніяк інакше. Якщо впроваджувати потроху, паралельно зі старими звичками, будуть помилки. Перемикання вмить спрацювало: команда перейшла дуже швидко.
Що змінилося
Поставки приходять у Poster автоматично
У нас 3–4 замовлення на день, це 21–28 поставок на тиждень. Раніше кожну накладну хтось руками вбивав у Poster — близько 10 хвилин на одну, плюс з'ясування розбіжностей. Разом виходило до 6 годин на тиждень — фактично повний робочий день. Зараз цього немає взагалі.
Замовлення — в один клік
Співробітник протягом дня формує закупівлю й одним натисканням відправляє її постачальнику.
Помилок не стало
Усе прозоро, і правку може внести будь-який співробітник, який приймає товар, — не треба нікому писати й нічого з'ясовувати.
Власник вийшов із процесу
Я більше не беру участі в закупівлях, поставках і з'ясуванні, що оплачено, а що ні.
Оплати стали зрозумілими
Після приходу товару на склад рахунок від постачальника автоматично падає мені в Приват. Бухгалтеру залишається звірити накладну й підписати. Питання вирішуються напряму в спільному чаті, де є заклад, постачальник і бухгалтер. Раніше це був ланцюжок: постачальник — співробітник — керівник — я — бухгалтер.
Видно, скільки товару витрачаємо
Кількість витраченого товару за тиждень видно окремо — це дозволяє коригувати залишки й розуміти реальне споживання.
Процес не залежить від конкретних людей
Після години стажування новий співробітник уже може зробити закупівлю на завтра. Якщо хтось звільняється — ми не втрачаємо ні процес, ні постачальників, ні знання.
Що каже команда
Команді це нічого не коштує. Вони й так перевіряють накладну й товар — просто тепер роблять це не на папірці з ручкою, а в застосунку. І почали більше думати про роботу, а не про дурну рутину.
Постачальникам байдуже — їм головне, щоб були замовлення.
Хочете так само?
Покажемо на ваших даних, як замовлення, прихід товару й передача накладної в Poster виглядатимуть у вашому закладі.